Durant la pandémie de coronavirus, notre vie sociale a été profondément bouleversée. Il en va de même pour notre façon de travailler, car ce qui n'était possible que dans des cas exceptionnels est désormais la norme. Et après les premières semaines d'adaptation personnelle et technologique, beaucoup se sont habitués à cette « nouvelle normalité » qu'est le télétravail.
Cependant, il ne faut pas se reposer sur nos lauriers. Le Kaizen, ou amélioration continue, est un élément essentiel d'une organisation agile et doit être davantage mis en œuvre. Cette nouvelle façon de travailler recèle un grand potentiel. Mais comment une équipe peut-elle y parvenir en télétravail ?
Rétrospectives à distance
Cela peut paraître étrange au premier abord, mais en pratique, c'est étonnamment efficace. Ces quatre dernières années, Infometis a eu le privilège d'accompagner de nombreuses équipes dans leurs rétrospectives, et ces dernières semaines ont été particulièrement enrichissantes et stimulantes pour moi aussi. Après une évaluation approfondie de différents outils et plusieurs essais, nous avons mené avec succès des rétrospectives à distance et pu développer et mettre en œuvre des améliorations durables pour les équipes. Nous souhaitons partager avec vous les principaux enseignements tirés de cette expérience ainsi que certains des outils utilisés.
Avec le recul, la préparation représente la moitié du travail
En tant qu'animateur d'une rétrospective à distance, plusieurs différences majeures existent par rapport à une rétrospective traditionnelle. Une préparation minutieuse est plus importante que jamais. Le déroulement de la rétrospective doit être soigneusement étudié et répété mentalement à plusieurs reprises. Un guide annoté est particulièrement utile pour les animateurs novices, afin de garantir le bon déroulement de la discussion.
Il est important de se familiariser au préalable avec l'outil de communication. Qu'il s'agisse de Zoom, Webex, Skype, Teams, etc., il est essentiel de bien le maîtriser et de se familiariser avec ses principales fonctions
- Comment partager le contenu de mon écran ?
- Comment puis-je créer des sous-salles pour le travail de groupe ?
- Comment les retours d'information doivent-ils être formulés ou comment le chat doit-il être utilisé ?
Tout cela devrait être clair.
Qu’avons-nous appris après les premiers mois de rétrospectives à distance ? Nous souhaitons partager ici nos expériences et vous donner quelques conseils et astuces utiles.
Préparer le terrain
- active des participants est un facteur clé de succès, notamment lors des rétrospectives à distance. Des questions précises, et non trop ouvertes, sont appropriées, comme : « Sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous mon expérience du télétravail ? Veuillez expliquer brièvement pourquoi. » Chaque participant doit avoir l'occasion de s'exprimer devant l'équipe. Cela permet de briser la glace et favorise des échanges plus constructifs.
- un ordre du jour succinct et de passer en revue les règles de l' évaluation rétrospective. C'est seulement dans un climat de confiance, avec une communication honnête et ouverte, que l'équipe pourra réellement progresser. (Règle de Las Vegas, Directive Première de Norman Kerth)
Collecte de données
- Dans la mesure du possible, la rétrospective devrait débuter par un examen des mesures décidées lors de la précédente. Avons-nous pu mettre en œuvre toutes les décisions prises lors de la dernière rétrospective ? Ces mesures ont-elles permis d’obtenir des améliorations ? Souhaitons-nous poursuivre certaines expérimentations ou les interrompre ? Ceux qui ne suivent pas régulièrement l’efficacité de leurs décisions risquent rapidement de décider de mesures sans les appliquer (ou seulement partiellement).
Générer des informations
- Des instructions claires ! Les tâches confiées aux participants doivent être limpides. Il est conseillé d'y réfléchir lors de la préparation et de le consigner dans le script. Lors d'une rétrospective traditionnelle, l'animateur « perçoit » l'état d'esprit de l'équipe et, si une consigne n'a pas été clairement communiquée, l'équipe s'en aperçoit rapidement. C'est beaucoup plus difficile lors d'une rétrospective à distance. Par conséquent : des instructions claires !
Par exemple, lors de la phase de collecte de données avec la méthode « content, triste, en colère », une consigne claire pourrait être : « Veuillez utiliser les 7 prochaines minutes (utilisez un minuteur) pour réfléchir aux 4 événements les plus importants de la dernière itération qui vous ont vraiment agacés ou attristés. Ou, à l'inverse, à ce que vous avez trouvé particulièrement positif. Veuillez fournir au moins une contribution pour chaque aspect, et vous pouvez en fournir deux par aspect. »
L'équipe sait ainsi combien de temps elle dispose, quelle quantité de contributions elle doit fournir et pour quels aspects. Les consignes générales comme « Notez tout ce qui vous passe par la tête » sont à éviter.
Décidez de ce que vous allez faire
- Regroupement : l’équipe ou l’animateur ? Une fois que toute l’équipe a partagé ses idées, les sujets sont regroupés. Mais par qui ? Puisque la rétrospective est un projet d’équipe, le regroupement devrait être effectué par l’équipe autant que possible. Par exemple, le « regroupement silencieux » est une méthode très efficace qui fonctionne bien dans les rétrospectives traditionnelles. Son principe de base peut également être appliqué à distance.
Clôture
- Recueillir les retours. Malheureusement, nous n'avons pas encore trouvé d'outil en ligne intégrant une synthèse. Il est essentiel que l'animateur sache si l'équipe a jugé la rétrospective utile et dans quelle mesure le groupe en a été globalement satisfait. Sans cela, l'animateur ne peut pas appliquer ses propres principes : s'améliorer continuellement. C'est pourquoi l'utilisation d'outils de recueil de retours comme Mentimeter ou Aha Slides fortement recommandée, même si cela implique de jongler entre différents supports. Enfin, une préparation minutieuse est indispensable au bon déroulement de la rétrospective.
Quels outils peuvent apporter une aide ?
Outre des outils éprouvés comme Trello ou Miro, il en existe d'autres spécialisés dans les rétrospectives en ligne. Nous en avons examiné et testé plusieurs. Tous ces outils offrent des fonctionnalités de base telles que des minuteurs, le regroupement par sujet (clusters) et le vote. Nous vous présentons brièvement les suivants :
Retrotool
Très simple et structuré. Il n'est pas possible de configurer des organisations ou des équipes. L'animateur lance la rétrospective et envoie le lien aux participants.
Lors de la phase de collecte des contributions, le contenu peut être saisi sur des notes virtuelles situées dans une section privée. Celles-ci peuvent ensuite être structurées et publiées dans une discussion de groupe. Ce processus de regroupement s'effectue lorsque les participants expliquent leurs contributions au groupe et les déplacent vers la zone publique du tableau virtuel. Malheureusement, il n'est pas possible d'ajouter un titre à ces groupes.
Un outil simple, efficace et gratuit. Excellent pour les débutants.
Parabol
Un outil complet et bien structuré pour le suivi des organisations et des équipes. Les tableaux de tâches sont particulièrement bien conçus : modifiables individuellement et par équipe, ils sont très clairs et offrent une vue d’ensemble constante de l’avancement des actions convenues et des éventuels blocages.
Un ordre du jour peut être préparé pour chaque rétrospective. Cela permet d'aborder le contenu, les sujets et les règles dès le début de la séance. Le protocole de la rétrospective, envoyé automatiquement par courriel à tous les participants après celle-ci, est une fonctionnalité particulièrement utile.
Un outil complet et performant, utilisable gratuitement par jusqu'à 2 équipes.
Retrium
Un outil encore plus complet permet l'inscription des équipes et affiche le « Plan d'action » pour la gestion des mesures de chaque équipe. De plus, il offre la possibilité de créer un diagramme en toile d'araignée grâce à « Team Radar ». L'évaluation et l'analyse des résultats de Team Radar sont particulièrement bien conçues, l'outil fournissant d'excellentes questions et analyses statistiques.
Ce qui distingue cette application des autres, c'est sa sonnerie, qui retentit pour tous les participants à l'expiration du temps imparti et peut également être déclenchée manuellement par l'animateur. Une fois la rétrospective terminée, le compte rendu est automatiquement généré et enregistré dans l'historique. Malheureusement, il n'est pas possible de revenir à la phase préliminaire pendant une rétrospective, et la phase de discussion ne permet pas de consigner les échanges ayant mené aux actions à entreprendre.
Un outil clair et bien conçu, proposé à 29 $ par équipe et par mois. Une version d'essai gratuite de 30 jours est disponible.
Équipe rétro
Teamretro est non seulement esthétiquement attrayant, mais aussi très complet. Il inclut également un « Plan d'action » détaillant les mesures prises par l'équipe. Les résultats sont présentés sous forme d'historique, permettant ainsi de visualiser l'évolution au fil du temps.
La personnalisation des rétrospectives est très bien implémentée. De nombreux paramètres sont disponibles, comme l'anonymat ou la personnalisation des votes et de la collecte d'idées. Les regroupements suggérés par le système sont également originaux. Teamretro regroupe automatiquement les contributions et propose ces regroupements à l'équipe.
L'outil le plus complet parmi ceux examinés coûte 25 $ par mois pour une équipe (des réductions sont disponibles pour plusieurs équipes) et propose également une version d'essai de 30 jours.
Conclusion
En cette période d'adaptation à des circonstances inédites, le principe fondamental d'amélioration continue est essentiel. Grâce à la visioconférence, combinée à un outil de rétrospective en ligne, et avec un minimum de préparation, de discipline et d'ouverture aux nouvelles idées, le Kaizen peut (et doit) continuer à prospérer, même en ces temps difficiles. Les rétrospectives sont et resteront le moteur d'une amélioration continue et constante au sein d'une organisation, pandémie ou non.
Si vous avez besoin d'aide pour évaluer des outils ou si vous recherchez un animateur pour une rétrospective à distance, n'hésitez pas à nous contacter. Nous avons également élargi notre programme de formation pour inclure les rétrospectives à distance. Découvrez nos offres de rétrospectives et réservez une consultation gratuite et sans engagement avec moi.
Nous sommes heureux !
Votre Mesrop Yaghubien
