Jira, un art martial ?

Non, Jira n'est pas un art martial. Cependant, il me semble qu'il existe des similitudes entre la maîtrise d'outils comme Jira et certaines techniques d'arts martiaux. L'objectif est le même dans les deux disciplines : l'utilisation optimale des outils choisis !

Le défi

Des entreprises comme Atlassian nous fournissent des outils ultra-innovants, capables de répondre à la quasi-totalité de nos besoins. Et c'est formidable ! Car les équipes sont aussi diverses que les individus qui les composent.

Les nombreuses options de configuration et de personnalisation encouragent l'individualité de chaque équipe. Il n'est donc pas surprenant que, dans de nombreuses équipes et entreprises, ces solutions sur mesure finissent par se heurter, et que la complexité qui en résulte engendre des frictions.

J'entends souvent dire que notre système est surconfiguré.

Une solution possible

Nombre de nos clients nous sollicitent pour les aider à maîtriser la complexité de Jira. Cependant, les personnalisations apportées rendent la solution hautement personnalisée, ce qui explique l'absence d'approche standard de simplification. Notre solution s'appuie sur les méthodes de gestion Lean, originaires du Japon (Toyota).

Évitez la complexité et apprenez

Il est préférable de limiter la complexité au strict minimum dès le départ plutôt que de la réduire a posteriori. C'est là que l'analogie avec les arts martiaux japonais prend tout son sens. Chaque élève sait qu'il doit suivre une certaine courbe d'apprentissage pour progresser régulièrement.

L'art martial japonais appelle ce principe ShuHaRi, qui englobe également les trois phases d'apprentissage pour devenir un maître :

• Phase Shu : Apprentissage des disciplines éprouvées
• Ha : Modification des formes traditionnelles
• Ri : Les principes sont tellement ancrés que l'improvisation est permise à volonté

Qu’est-ce que cela signifie concrètement pour notre implémentation de Jira ?

La phase Shu constitue la base. Concentrez-vous sur votre travail, plutôt que de le transposer dans l'outil :

• Aucun nouveau type de problème
• Aucune ou seulement de simples améliorations des flux de travail
• Des masques simples contenant les informations dont vous avez besoin
• N’ajoutez de nouveaux champs qu’en cas d’absolue nécessité. Décrivez les avantages à long terme du champ avant de l’ajouter

Tirez profit de votre expérience de la phase Hapour réaliser les développements qui vous seront réellement bénéfiques en tant qu'équipe :

• Conservez le contrôle des processus au sein des équipes et ne le déléguez pas à un outil
• Faites simple
• Chaque champ supplémentaire a un impact sur les performances… et il ne s'agit pas uniquement des performances techniques. Plus de champs signifient également plus de risques de malentendus. Le principe est le suivant :
• L'absence de données est moins problématique que des données incorrectes !
• Ne réinventez pas constamment la roue. Échangez des idées avec des équipes du monde entier.

Bienvenue dans la phase Ri! Vous maîtrisez vos outils sur le bout des doigts, les utilisant instinctivement et avec brio. Vous décidez vous-même de la manière la plus efficace de les utiliser et de les combiner avec habileté.

• Continuez à réduire le ballast
• Vous voyez un potentiel d'automatisation significative ? Foncez !
• Et n'oubliez pas : un maître prend plaisir à enseigner à des élèves curieux.

Réduire la complexité

Souvent, on ne part pas de zéro. Si les points de repos existants peuvent être pris en compte, il est indispensable de réduire activement la complexité du système au préalable. La gestion des systèmes complexes n'est pas un défi propre à l'informatique et concerne de nombreux secteurs d'activité depuis longtemps.

Il est rapidement admis que la complexité nuit à l'efficacité des processus et des systèmes. Nous aidons nos clients à identifier et à éliminer rapidement les causes techniques grâce à Atlassian Performance Analysis.

Une autre approche issue du Lean Management qui peut nous aider à optimiser l'utilisation de nos outils est la méthode des 5S (également appelée méthode des 5A).
Son objectif principal est de créer un environnement de travail ordonné et organisé, en impliquant toute l'équipe. Ces principes sont bien entendu adaptés aux besoins spécifiques de chaque équipe. Une communication ouverte et un engagement envers l'amélioration continue sont essentiels.

• Seiri – Tri :
  Libérez-vous des informations dont vous n'avez pas besoin.
• Seiton – Faire le ménage :
  Concevez vos processus et vos modèles en fonction des besoins de l’équipe
• Seiso – Propreté au travail.
  Ce principe vise à identifier rapidement les défauts, car ceux-ci sont plus facilement repérables dans un environnement de travail propre. Dans le contexte du travail intellectuel, la propreté se traduit par une documentation logique, complète et précise. Un travail propre !
• Seiketsu – Transformer une commande en règle :
  Jira vous facilite grandement la tâche en définissant vos règles directement dans l’application. Rendez ces règles explicites et respectez-les ! Si une règle n’est pas pertinente, modifiez-la.
• Shitsuke – Amélioration continue :
  Tous les points doivent être respectés et faire l’objet d’améliorations constantes (Kaizen). Cela exige de la rigueur et un espace de discussion. Pourquoi ne pas aborder Jira lors d’une rétrospective ?

Enfin, il est agréable de constater qu'Atlassian adopte également certains principes japonais fondamentaux. Par exemple, l'interface de Jira sera désormais basée sur le principe de la boîte à bento, plaçant l'information là où elle est réellement nécessaire – Seiton !

Vos commentaires sont importants pour Atlassian, alors profitez de chaque occasion pour nous les faire parvenir directement. La prochaine grande opportunité est l' Atlassian Summit 2019 !