Gérer le flux de marchandises, de la commande à la livraison au client en passant par l'entreposage, paraît simple, mais c'est une tâche complexe aux multiples interdépendances. C'était également le cas pour notre Swarmit, spécialisé dans la gestion des déchets, qui nous a contactés car il utilisait encore des tableurs Excel pour ses opérations.
Éliminer Excel – un rapport d’expérience de projet
Nous avons recensé près de 20 fichiers Excel différents, soit un par site. Bien que ces systèmes aient parfaitement fonctionné pendant des années, Excel est conçu pour des usages totalement différents et présentait donc son lot de difficultés. Notre client souhaitait les éliminer. L'objectif était d'uniformiser les flux de travail sur tous les sites et de permettre le traitement collaboratif et simultané des dossiers. Après une évaluation approfondie et un projet basé sur les meilleures pratiques, nous avons pu aider notre client à digitaliser ses processus grâce à Jira, un outil de gestion des processus performant d'Atlassian.
De la commande à la livraison
En résumé, le processus se déroule ainsi : l’entrepôt ou le détaillant (selon le lieu de réception de la commande) crée une commande et la transmet au service expédition. Ce dernier rassemble toutes les informations nécessaires et organise l’expédition. Le bon de livraison est ensuite renvoyé à l’entrepôt, où le transport est préparé. Il est finalisé une fois que le camion est arrivé et a chargé la marchandise.
Le ticket correspondant permet aux employés des différents services et/ou sites concernés de communiquer entre eux. Il était également important de pouvoir télécharger les photos du camion, les documents douaniers et autres pièces justificatives relatives à l'affaire.
Les employés ont accès aux commandes nécessaires à l'exécution de leurs tâches respectives. Le contrôle d'accès exige une approche plus complexe, chaque site ne devant avoir accès qu'aux commandes qui le concernent. De plus, le service expédition du siège social, le service commercial et la direction doivent pouvoir consulter toutes les commandes.
Lancer les choses avec l'équipe et l'outil
Au départ, le principal obstacle a été d'obtenir l'adhésion des employés, habitués depuis des années à une certaine méthode et parfois réticents au changement. Une telle transformation exige non seulement de la flexibilité et de la tolérance, mais aussi du temps pour la formation, période durant laquelle les employés peuvent être moins productifs. C'est un point qui, d'après notre expérience, se pose dans presque tous les projets et qu'il ne faut pas négliger.
En dialoguant avec les employés, nous avons cherché à les impliquer dès le début, à favoriser leur adhésion et à cerner leurs besoins. Les équipes impliquées au quotidien dans les processus métier identifient les problèmes et peuvent mettre en lumière les points importants pour elles. Nous avons complété cette approche par des formations. Grâce à leurs retours, nous avons pu optimiser et développer rapidement l'outil afin qu'ils puissent travailler encore plus efficacement. L'inclusion et l'écoute sont essentielles. Comme on dit, un chariot ne se met en mouvement que si toutes les équipes y mettent du leur.
Le voyage continue
Le projet a rencontré un tel succès que le service informatique et ses processus, ainsi que le service d'assistance, utilisent désormais Jira. De plus, la solution de planification est en cours d'amélioration grâce à un processus d'audit des commandes par les autorités compétentes. Un tableau de bord stratégique, qui permettra à la direction d'organiser et d'évaluer les objectifs stratégiques pertinents pour chaque site, est en cours de développement. Nous envisageons également la possibilité de créer une interface avec le système ERP existant.
Jira offre toutes ces possibilités et bien plus encore, c'est pourquoi nous l'avons utilisé avec plaisir pour l'automatisation de ce processus.
Yvonne Sutter, Swarmit AG et Eveline Scala, Infometis AG
Avons-nous suscité votre intérêt pour l'automatisation des processus ?
